Een pensioenregeling is een belangrijke arbeidsvoorwaarde. Toch weten veel medewerkers niet precies wat ze opbouwen, hoe hun pensioen eruitziet of wat u als werkgever precies voor ze regelt. Juist daarom is goede communicatie over pensioen belangrijk. Niet alleen vanwege wettelijke verplichtingen, maar ook voor het opbouwen van vertrouwen en betrokkenheid.
Met de komst van de Wet toekomst pensioenen (Wtp) is de communicatie nog belangrijker geworden. Medewerkers moeten beter begrijpen hoe het pensioen werkt, wat de mogelijkheden/keuzes zijn en wat veranderingen voor hen betekenen. In dit artikel leest u wat u als werkgever verplicht bent te communiceren, en wat u daarnaast kunt doen voor een sterke pensioencommunicatie.
Wettelijke verplichtingen rondom pensioencommunicatie
Werkgevers hebben de verplichting om medewerkers op tijd en duidelijk te informeren over hun pensioenregeling. Dit is geregeld in de Pensioenwet. De belangrijkste verplichtingen zijn:
1. Informatie bij indiensttreding
Wanneer een medewerker start binnen uw onderneming en pensioen opbouwt, moet deze nieuwe medewerker worden geïnformeerd over de pensioenregeling. De nieuwe medewerker dient onder andere de volgende informatie te ontvangen:
-
Hoe de pensioenregeling is ingeregeld;
-
Welke keuze mogelijkheden er zijn binnen de pensioenregeling;
-
Wat de medewerker daadwerkelijk opbouwt;
-
Wat de risico’s zijn bij overlijden of arbeidsongeschiktheid.
In de praktijk stuurt iedere pensioenuitvoerder hiervoor diverse welkomstbrieven (pensioen123). De vraag is echter of deze informatie duidelijk en voldoende is en daarbij ook daadwerkelijk wordt gelezen door uw medewerkers. Als werkgever bent u verplicht om dit proces te faciliteren en controleren.
2. Communicatie bij veranderingen
Bij wijzigingen in de pensioenregeling (bijvoorbeeld door de nieuwe pensioenwet of uw pensioenregeling te verlengen) moet u medewerkers tijdig, helder en begrijpelijk informeren over:
-
Wat verandert er?
-
Waarom verandert het?
-
Wat betekent dit voor de persoonlijke situatie?
Houd er verder ook rekening mee dat bij het overstappen naar een nieuwe pensioenregeling u uw medewerkers dient te betrekken en/of instemming van de ondernemingsraad (OR) is vereist.
3. Keuzebegeleiding
Binnen de meeste pensioenregelingen kunnen medewerkers veelal diverse keuzes maken. Bijvoorbeeld over de keuze mogelijkheden met betrekking tot het beleggen van de het pensioengeld of het verzekeren van extra partnerpensioen. De werkgever en uitvoerder moeten ervoor zorgen dat medewerkers begrijpen welke keuzes er zijn en wat de gevolgen hiervan zijn.
Pensioencommunicatie
Efficiënt en op een leuke manier
Wat is goed om te doen?
Naast wat wettelijk verplicht is, zijn er ook diverse manieren waarop werkgevers pensioencommunicatie kunnen verbeteren en het pensioenbewustzijn onder medewerkers kunnen vergroten. Denk hierbij aan het volgende:
1. Houd pensioen eenvoudig
Wij raden aan om richting uw medewerkers beknopt en simpel te communiceren. Uit de praktijk blijkt dat wanneer dit te uitgebreid en/of te ingewikkeld gebeurd dat medewerkers afhaken en de betreffende informatie niet lezen en/of opslaan. Maak het pensioen daarbij ook persoonlijk: geef geen algemene voorbeelden, maar ga in op de persoonlijke effecten van het pensioen op de situatie van de betreffende medewerker.
2. Gebruik meerdere communicatievormen
Omdat uit de praktijk blijkt dat lange en/of ingewikkelde e-mails en brieven niet worden gelezen door medewerkers, is het aan te raden om uw communicatie af te wisselen met:
-
Korte video’s of animaties;
-
Infographics in de interne nieuwsbrief;
-
Pensioenworkshops of webinars;
-
Q&A sessies met HR of pensioenadviseur.
3. Organiseer persoonlijke gesprekken
Een persoonlijk pensioengesprek biedt medewerkers waardevolle inzichten in hun financiële toekomst. Tijdens een pensioengesprek krijgt de medewerker niet alleen helderheid over de huidige stand van zijn of haar pensioen(opbouw), maar ook over eventuele tekorten of keuzemogelijkheden. Het gesprek maakt pensioen tastbaar en relevant, wat bijdraagt aan meer bewustzijn. Daarbij kan worden ingespeeld op individuele situaties, zoals parttime werken, scheiding of eerder stoppen met werken. Dit versterkt het vertrouwen van medewerkers in hun financiële zekerheid en draagt bij aan hun welzijn, nu en later. Pensioengesprekken worden hierdoor veelal enorm gewaardeerd door medewerkers, zeker ook wanneer de pensioengesprekken duidelijk zijn en op een leuke manier worden gevoerd.
4. Zorg voor een duidelijke informatie
Het verschaffen van duidelijke informatie aan medewerkers over de inhoud van de pensioenregeling is essentieel voor begrip en betrokkenheid. Pensioen is een belangrijk onderdeel van de totale arbeidsvoorwaarden, maar wordt vaak als complex en abstract ervaren. Door helder en toegankelijk uit te leggen hoe de regeling werkt, wat de medewerker opbouwt en welke keuzes er zijn, wordt pensioen inzichtelijk en relevant. Dit helpt medewerkers om bewustere financiële beslissingen te nemen, versterkt het vertrouwen in de werkgever en draagt bij aan een gevoel van zekerheid over de toekomst. Transparante communicatie voorkomt misverstanden en stimuleert actieve deelname aan de eigen pensioenplanning. Wij raden aan om hiervoor een interne webpagina of HR-portaal in te richten waarop de volgende informatie wordt vermeld:
-
De belangrijkste pensioeninformatie;
-
Veelgestelde vragen;
-
Links naar belangrijke websites en portal van de pensioenuitvoerder;
-
Contactgegevens bij vragen.
5. Koppel pensioen aan levensgebeurtenissen
Het koppelen van pensioen aan levensgebeurtenissen zoals een nieuwe baan, echtscheiding of het krijgen van kinderen maakt pensioen concreet en persoonlijk relevant. Juist op deze momenten vinden er vaak veranderingen plaats die directe impact hebben op de pensioenopbouw en de financiële situatie op lange termijn. Door medewerkers op zulke momenten bewust te maken van de gevolgen voor hun pensioen, wordt voorkomen dat belangrijke keuzes worden uitgesteld of over het hoofd worden gezien. Dit verhoogt niet alleen het pensioenbewustzijn, maar stelt medewerkers ook in staat om tijdig passende maatregelen te nemen. Dit draagt ook bij aan de verplichtingen die u heeft rondom het informeren van medewerkers over het pensioen.
Waarom loont goede communicatie?
-
Vertrouwen: medewerkers voelen zich serieus genomen als u goed communiceert richting hen.
-
Waardeperceptie: pensioen is een grote investering van u als werkgever aan uw medewerkers. Goede communicatie verhoogt het besef van deze waarde.
-
Voorkomen van onrust: bij veranderingen, zoals de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel, voorkomt duidelijke uitleg onzekerheid of weerstand.
-
Betrokkenheid en loyaliteit: medewerkers waarderen het als een werkgever ook aan hun toekomst denkt.
Conclusie: maak pensioencommunicatie begrijpelijk en persoonlijk
Goede pensioencommunicatie is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een kans om het vertrouwen van uw medewerkers te versterken. Zeker ook met betrekking tot de nieuwe pensioenwetgeving is het belangrijk om medewerkers op tijd, helder en betrokken mee te nemen in het proces. Door pensioen begrijpelijk, relevant en toegankelijk te maken, vergroot u daarbij ook het pensioenbewustzijn van uw medewerkers. Wat veelal erg wordt gewaardeerd.
Contact
Wij ondersteunen u graag bij het inrichten van de pensioencommunicatie richting uw medewerkers. Bent u benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan contact op met Jordi van Vugt. Hij helpt u hierbij graag.
