Een salarispakketkoppeling is een geautomatiseerde verbinding tussen uw salarissoftware en andere systemen of externe partijen die gegevens nodig hebben over uw medewerkers. Dankzij deze koppeling worden belangrijke gegevens (zoals loongegevens, parttimepercentages, contractvormen en dienstverbanden) automatisch doorgestuurd vanuit uw salarispakket. U hoeft deze gegevens dus niet handmatig opnieuw in te voeren in andere systemen, zoals de portals van uw diverse verzekeraars. Dit voorkomt dubbele invoer, beperkt de kans op fouten en zorgt ervoor dat alle betrokken verzekeraars altijd over actuele en consistente informatie beschikken. Een salarispakketkoppeling kan meestal worden ingeregeld met bijvoorbeeld uw: 

• Verzuimverzekering
• Pensioenregeling
• Arbodienst
• WIA Werknemersverzekeringen 

Het resultaat: minder werk, minder fouten en meer tijd voor andere zaken in plaats van operationele administratie.

Zonder koppeling moet u dezelfde gegevens vaak meerdere keren invoeren: eerst in uw salarispakket, daarna in het portaal van de pensioenuitvoerder, de verzuimverzekeraar of een arbodienst. Dat kost niet alleen extra tijd, maar vergroot ook het risico op fouten of het per ongeluk vergeten van een wijziging. Zeker bij loonsverhogingen, parttime aanpassingen of een contractverlenging kan één vergeten melding vervelende gevolgen hebben. Bijvoorbeeld voor de premieafdracht, pensioenopbouw of uitkering bij overlijden. Met een salarispakketkoppeling wordt dit allemaal automatisch geregeld. Zodra u een wijziging doorvoert in uw salarissysteem, wordt deze automatisch gedeeld met de aangesloten partijen. Zo is uw administratie altijd actueel en volledig. Zonder dat u er extra werk aan heeft. 

Wat ons betreft is een salarispakketkoppeling daarom écht aan te raden. Het bespaart u tijd, voorkomt fouten en zorgt voor een soepelere samenwerking met verzekeraars en uitvoerders. Zeker in een tijd waarin personeelsmutaties, hybride werken en complexe regelingen steeds meer van uw administratie vragen, is automatiseren geen overbodige luxe maar een praktische oplossing.

Hoewel een salarispakketkoppeling veel voordelen biedt, is een zorgvuldige inrichting essentieel om optimaal te profiteren van de automatische gegevensuitwisseling. Er zijn een aantal belangrijke aandachtspunten waar u op moet letten. Zo voorkomt u dat cruciale informatie verkeerd wordt doorgegeven of dat bepaalde looncomponenten buiten de koppeling vallen. Hieronder leest u waar u op moet letten.

1. Zorg voor een grondige testfase

Controleer bij het instellen of alle relevante gegevens worden meegestuurd. Een grondige controle voorkomt foutieve premies, uitkeringen of pensioenopbouw. Houd er ook rekening mee dat dit een geautomatiseerd proces is. Periodiek een (simpele) controle doen is daarom aan te raden. 

2. Controleer welke gegevens worden meegestuurd

Niet alle gegevens uit uw salarispakket worden standaard opgenomen in de koppeling. Denk aan: bonussen, vakantietoeslagen of andere (loon)componenten. Controleer goed welke gegevens wél en niet worden meegenomen.

3. Ziekmeldingen moeten handmatig worden doorgegeven

De koppeling zorgt voor gegevensoverdracht, maar vervangt niet uw meldplicht. Zorg dus dat dit proces intern goed is geregeld. Ziekmeldingen moeten bijvoorbeeld altijd direct en handmatig worden doorgegeven via de portal van de verzekeraar. 

4. Kosten

Salarispakketkoppelingen zijn soms kosteloos. Voor sommige koppelingen betaalt u echter een eenmalig inregelingstarief of een maandelijks bedrag. Overweeg in dat geval dan of de kosten opwegen tegen de tijdswinst en foutreductie.